Partes de un email, y fórmulas de estructurar el contenido.
Hoy en día, todos estamos muy familiarizados con el uso del correo electrónico que estamos enviando y recibiendo diariamente.
Pero en ocasiones, cuando tenemos la necesidad de enviar un email profesional, o con un objetivo concreto, nos surge la duda de cómo redactar y transmitir esa formalidad que pretendemos.
Por ello, es bueno conocer y tener claras las partes que forman un email, y sus fórmulas de estructurar el contenido.
Para empezar, debemos diferenciar tres partes en la estructura de un email o correo electrónico.
- Encabezado
- Cuerpo
- Pie de página.
- Además podríamos añadir los archivos adjuntos como otra parte adicional.
El encabezado de un email.
Es una parte muy importante que influye directamente en el envío y la apertura, y que en la mayoría de veces, no le prestamos mucha importancia, por asumirlo como algo rutinario.
En las partes del encabezado distinguiremos:
- Destinatario o destinatarios.
- Remitente.
- Asunto.
- Pre encabezado.
Destinatario:
Es el espacio en el que escribimos la dirección de la persona a la que le enviamos el correo electrónico.
En caso de dirigir el correo a varias personas, añadiremos las distintas direcciones separadas por comas o por punto y coma.
Además disponemos de 3 opciones:
Para: En esta ubicación indicaremos todos los destinatarios del correo. Con la peculiaridad, que todos ellos conocerán las direcciones de las personas a las que que también se les ha enviado ese correo.
- CC («con copia«): Son destinatarios secundarios del correo, que recibirán una copia del envío principal, y también conocerán las direcciones de correos del resto de personas a los que también se les ha enviado.
- CCO («con copia oculta»): Los destinatarios que reciban el email, no podrán saber si ese correo ha sido enviado a más personas. Además, el destinatario principal, tampoco sabrá que una copia del correo ha sido enviado a una tercera persona.
Remitente:
Automáticamente suele aparecer rellenada la dirección de correo desde la que realizamos el envío, y el nombre que tenemos asignado para esa cuenta.
En comunicaciones formales o profesionales, debemos de cuidar el nombre y dirección de la cuenta de correo que utilizamos, que tiene que transmitir seriedad y confianza a nuestro receptor.
Además, tendremos que asegurarnos que esa cuenta admite respuestas, para poder recibir una contestación, o aviso de incidencia.
Asunto:
Llegamos a la parte más importante del encabezado, que influye mucho en la apertura del correo.
Es donde tenemos que detallar muy brevemente un titular, o el objetivo del correo.
Debe ser un resumen corto, directo e impactante. Que incite su apertura, provoque curiosidad o urgencia, y destaque entre el resto de asuntos de la bandeja de entrada.
Para que sea efectivo, también tendrá que estar personalizado y muy segmentado.
Pre Encabezado:
Sin duda, un detalle que muchos pasan por alto, y es crucial en la apertura del correo.
El Pre encabezado o resumen, son las primeras líneas que algunas aplicaciones de correo muestran bajo la línea de asunto.
Algunas aplicaciones de email marketing, te dejan configurar un pre encabezado, aunque la mayoría de aplicaciones de correo, se limitan a poner las primeras líneas de texto del contenido.
Hay que tener en cuenta, que si nuestro cuerpo se inicia con una imagen del logotipo corporativo o link, en el pre encabezado aparecerá una serie de dígitos raros de la url de link, o el nombre del archivo de imagen, creando un mal aspecto visual, que puede provocar desconfianza.
El pre encabezado sirve para captar el interés del receptor, y dejar claro el objetivo del mensaje.
Del Asunto y Pre Encabezado ya hablaré otro día, ya que es un tema muy importante y amplio para poder desarrollar profundamente.
Cuerpo:
El cuerpo es el mensaje en sí, y comenzará con un breve saludo o presentación de introducción para conectar con el lector.
Dependiendo del grado de formalidad, conocimiento o confianza que tengamos con nuestro interlocutor, ajustaremos y nos adaptaremos a la situación.
Cuanto más breve, claro, y conciso sea, más efectivo será.
Un aspecto muy importante que generalmente no debe faltar en el cuerpo, es el CTA que nos hayamos marcado como objetivo. (del CTA ya hablé hace tiempo).
Aunque la estructura del cuerpo tradicional se suele dividir en 3 partes, (Presentación, Contenido, y Despedida), existen 3 fórmulas para estructurar el contenido que se suelen recomendar.
3 Fórmulas de Contenido de un Email.
- AIDA
Atención, Interés, Deseo y Acción.
Consiste en dividir el contenido en esas 4 partes muy claras, y cada una con un objetivo concreto.
Captar la atención del usuario.
Despertar su interés y deseo hacia tu contenido de valor.
Llevarle a la acción.
PAS
Problema, Agitación, Solución.
Cuando primero se centra en atacar los puntos de dolor, y seguidamente presenta su solución mediante un producto o servicio.
BAF
Before, After, Fambridge.
Esta fórmula consiste en:
Presentar un escenario con el que el lector se sienta identificado. Proponer otro escenario más atractivo.
Aportar una solución que resuelva el problema.
Por último, todo cuerpo debe terminar con un cierre. Es el momento del agradecimiento, despedida, y firma.
A partir de estas fórmulas de contenido, cada uno puede desarrollar la creatividad que se ajuste más a sus necesidades, situación, o al objetivo que pretenda.
Imágenes en el email.
Generalmente un un email, como mensaje de texto que es, no es muy recomendable recargarlo con muchas imágenes. Por ello sólo utilizaremos las imágenes estrictamente necesarias y complementarias al texto.
En la mayoría de aplicaciones de correo, sobre todo en las de dispositivos móviles, tienen desconectada la carga automática de imágenes, o estas ralentizan mucho la carga.
Además, un correo muy cargado de fotografías, puede generar que el sistema lo declare como Spam, no se adapte muy bien al dispositivo de lectura, o dificulte su localización al buscar entre correos antiguos.
Pie de página:
El pie de página suele ser la parte complementaria del email, donde informaremos de los datos de contacto, y donde podemos aprovechar para colocar un último recordatorio o CTA.
Es el lugar ideal para colocar los links a las RRSS, avisos legales, o la opción para solicitar la baja de los envíos.
Legibilidad.
Un aspecto muy importante que debemos de tener en cuenta a la hora de estructurar el contenido de un email es la legibilidad o adaptación a todo tipo de dispositivos.
En especial la optimización visual en los terminales móviles.
Y es que hoy en día, un número muy importante de correos se leen desde dispositivos móviles.
Una recomendación muy interesante antes de lanzar cualquier remesa de mailing, es enviarse a sí mismo una primera prueba, para testear cómo la vemos en distintos dispositivos (Ordenador, tablet, y móvil).
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